Profesjonalny konferansjer online — na czym polega jego praca?

Pandemia koronawirusa bardzo mocno wpłynęła na niemal każdy aspekt naszego życia. Częściej używamy usług VOD, bardziej dbamy o swoje zdrowie i chętniej korzystamy z możliwości, jakie daje praca zdalna lub hybrydowa. To nie jedyne zmiany, jakie zawdzięczamy COVID-19. Zmienił się też rynek konferencji i eventów. Wraz z nim, prowadzący imprezy tego typu, którzy musieli szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Jak być dobrym konferansjerem online?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że zadania, jakie należą do prowadzącego eventy, nie zmieniły się. Wciąż kluczową rolę odgrywa utrzymanie uwagi publiczności, zapowiadanie kolejnych prelegentów oraz prowadzenie sekcji Q&A, jeśli organizator wydarzenia się na nią zdecydował. Nie do końca jest to zgodne z prawdą. Nowe zasady wprowadziły do świata profesjonalnych konferansjerów szereg nowych wyzwań.

-Zastanawiając się nad tym, jak zorganizować konferencję online, trzeba wziąć pod uwagę, że trudno jest utrzymać uwagę widzów w sieci. Szczególnie wtedy, gdy jesteśmy tylko jedną z kart w przeglądarce podczas seansu. Wystarczy jedno kliknięcie, by odbiorca zajął się czymś innym. W erze pandemii dobrą praktyką jest na przykład przemycanie normalności do wirtualnego świata. W jaki sposób? Choćby poprzez zaproponowanie przerwy kawowej połączonej z follow-up’em — mówi zawodowy konferansjer Maciej Kautz.

Ten rodzaj komunikacji z widzem już z założenia bazuje na nieco większej dynamice. Organizacja imprez integracyjnych dla firm, ale i eventów, które odbywają się w sieci, przede wszystkim musi dążyć do zaciekawienia odbiorców. Można tu wskazać na zabawę w formie quizu z nagrodami, warsztaty, czy dynamiczne przerywniki. Prowadzący zwracają też uwagę na to, by nie bagatelizować tradycyjnego, tekstowego czata. Konferansjer czasem powinien się do niego odwołać, cytując wybraną wiadomość, która w danej chwili pasuje do kontekstu.

Z jakich akcesoriów powinien korzystać konferansjer na evencie w sieci?

Organizacja takiego wydarzenia wymaga sporego zaplecza logistycznego. Internet nie wybacza błędów. Trzeba poświęcić dużo czasu na właściwe oświetlenie kadru, pamiętając przy tym o odpowiedniej temperaturze barwowej. Warto też upewnić się, że żaden z mikrofonów, który będzie używany, nie rezonuje, czyli nie wydaje nieprzyjemnego pogłosu. To ważna kwestia, bo niektóre urządzenia mogą w ten sposób zepsuć świetnie zapowiadający się event. Warto sprawdzić też przepustowość łącz i upewnić się, że w razie awarii, alternatywne źródło dostępu do sieci poradzi sobie ze streamowaniem materiału wideo.

Mimo tego, że kluczowym akcesorium dla konferansjera online stał się tablet, dzięki któremu można szybko wyszukać w sieci wybrane dane oraz sprawdzić, ile osób ogląda event lub co dzieje się na czacie, to nie należy rezygnować z przeprowadzenia starannego researchu.

Powinniśmy uzyskać szeroką, kompleksową wiedzę nie tylko o firmie, która organizuje wydarzenie, ale i o całej branży, co w niektórych sytuacjach oznacza zapoznanie się z charakterystycznym dla pewnej grupy firm żargonem. Widzowie na pewno docenią włączenie takich wstawek, jakie znają ze swojej pracy. Dzięki temu rośnie szansa na pozytywny odbiór wydarzenia oraz na utrzymanie uwagi odbiorców.

Jak radzić sobie ze wpadkami podczas konferencji online?

Nigdy nie należy wątpić w inteligencję publiczności. Niektóre błędy można subtelnie zakamuflować, jednak gdy w studio nagraniowym nagle przewróci się softbox, to trudno będzie tego nie dostrzec. Zawodowy konferansjer powinien w takiej sytuacji zachować spokój, przeprosić i skupić się na rozwiązaniu problemu.

Gdy coś nie pójdzie zgodnie ze scenariuszem wydarzenia, na pewno zrobimy też użytek ze wcześniej zebranego researchu — ciekawostki o firmie czy wybranym segmencie rynku na pewno pomogą rozładować napięcie i zapewnią organizatorowi sympatię ze strony widzów.