Sztuczna inteligencja wchodzi do urzędu. Startują gdańskie testy

W Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku zaczyna się sprawdzian, który może zmienić codzienną pracę z dokumentami. Politechnika Gdańska i urząd wojewódzki łączą siły przy platformie CAISE, opartej na sztucznej inteligencji i OCR, czyli optycznym rozpoznawaniu znaków. Celem jest szybsza analiza pism, mniej powtarzalnych czynności i sprawniejszy obieg materiałów. To właśnie takie pilotaże pokażą, czy cyfrowe narzędzia rzeczywiście potrafią odciążyć administrację, a nie tylko dołożyć jej kolejny system do obsługi.

• Politechnika Gdańska i urząd wojewódzki zaczynają od testów w realnej pracy
• OCR i sztuczna inteligencja mają skrócić drogę od pisma do decyzji
• Pierwszy sprawdzian padnie na świadczenia i porządkowanie akt

Politechnika Gdańska i urząd wojewódzki zaczynają od testów w realnej pracy

Porozumienie w tej sprawie podpisali wojewoda pomorska Beata Rutkiewicz oraz rektor Politechniki Gdańskiej prof. Krzysztof Wilde. CAISE, rozwijana przez gdańską uczelnię, ma pomóc w tworzeniu aplikacji wspierających cyfryzację administracji publicznej. W założeniu chodzi o przyspieszenie prac nad nowymi rozwiązaniami informatycznymi, ograniczenie żmudnych, powtarzalnych działań i obniżenie kosztów wdrażania usług cyfrowych.

Dla urzędu to nie jest abstrakcyjny projekt laboratoryjny. Pracownicy Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku mają testować wybrane funkcje platformy w warunkach zbliżonych do codziennej pracy. Sprawdzą skuteczność działania systemu, jego ograniczenia i to, gdzie potrzebne będą kolejne poprawki. Zgłoszą też pomysły na rozwój narzędzia, jeśli ma ono naprawdę wejść do administracyjnego obiegu, a nie zatrzymać się na etapie demonstracji.

OCR i sztuczna inteligencja mają skrócić drogę od pisma do decyzji

Najwięcej uwagi skupia się na tych zadaniach, które zwykle pochłaniają najwięcej czasu. Chodzi o analizę dokumentów, porządkowanie danych i wychwytywanie braków formalnych. W takim układzie OCR pomaga zamieniać skany i pliki na tekst możliwy do dalszego przetwarzania, a sztuczna inteligencja ma wesprzeć ocenę treści i wyszukiwanie informacji.

Zakres pilotażu obejmie między innymi:

• analizę wniosków o udzielenie ulg w spłacie nienależnie pobranych świadczeń,
• identyfikację braków formalnych w dokumentach,
• digitalizację dokumentacji,
• usprawnienie organizacji pracy i obiegu pism.

W tle pozostaje ważny dla mieszkańców efekt uboczny takich działań – jeśli system zadziała dobrze, urzędnicy mogą szybciej dotrzeć do potrzebnych danych, a sprawy administracyjne mniej czasu spędzą w kolejce między biurkami.

Pierwszy sprawdzian padnie na świadczenia i porządkowanie akt

Szczególnym polem testowym ma być obszar związany z ulgami w spłacie nienależnie pobranych świadczeń. To właśnie tam automatyzacja może najbardziej odciążyć pracę ludzi, którzy dziś muszą przeglądać dokument po dokumencie, wyłapywać braki i porównywać informacje. Jeśli platforma poradzi sobie z takim zadaniem, łatwiej będzie myśleć o szerszym wykorzystaniu jej w innych komórkach administracji.

Z ramienia Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku nad projektem czuwają dyrektor generalna Anita Świetlikowska oraz dyrektor Wydziału Koordynacji Świadczeń Dorota Amejko-Moroz. To ważne także dlatego, że wdrażanie takich narzędzi nie kończy się na samym podpisaniu porozumienia. Dopiero testy pokażą, czy CAISE rzeczywiście potrafi przyspieszyć pracę urzędu i uporządkować dokumentowy chaos, z którym administracja mierzy się na co dzień.

na podstawie: Urząd Wojewódzki.