Każda firma w ciągu roku produkuje ogromne ilości dokumentów. Z tego powodu w wielu przedsiębiorstwach powstaje w nich naprawdę spory bałagan. Sprawia to, że odszukanie dokumentów potrzebnych w danej chwili potrafi być naprawdę problematyczne. Można jednak sobie z tym poradzić. Wystarczy dobra archiwizacja akt.
Czym jest archiwizacja akt?
Proces jakim jest archiwizacja akt, polega na szeregu działań, które mają na celu kompleksowe uporządkowanie dokumentacji w firmie. Z tego powodu dzieli się ją najczęściej na kilka etapów. Pierwszy z nich to segregacja i kwalifikacja wszystkich dokumentów. W ten sposób będzie można wstępnie je podzielić na grupy, w których następnie będą razem występować.
Po segregacji i kwalifikacji akt przychodzi pora na ich porządkowanie, a następnie oznaczanie. Gdy wszystkie akta są odpowiednio oznaczone, wystarczy ich ewidencja i spakowanie. W trakcie archiwizacji wykonuje się także brakowanie i niszczenie akt. Polega ono na tym, że dokumenty które nie są już przydatne i nie muszą być archiwizowane, trafiają do zniszczenia.
Archiwizowanie akt — jakich zasad trzeba się trzymać?
Najważniejsza zasada, którą trzeba się kierować, gdy chodzi o archiwizowanie akt, to zasada bezpieczeństwa. Dotyczy ona wszystkich dokumentów poufnych, które muszą być przechowywane we właściwy sposób, by zmniejszyć ryzyko tego, że dojdzie do ich wycieku.
Inna zasada, którą kierują się najlepsi przy archiwizacji akt to oczywiście praktyczność. Najlepiej stawiać na metody sprawdzone i powszechnie używane. Wynika to z tego, że pozwalają one na stworzenie funkcjonalnego i przejrzystego archiwum, w którym będziemy mieli szybko dostęp do potrzebnych dokumentów.
Archiwizacja dokumentów — jakich miejsc dotyczy?
Archiwizacja akt dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw a w szczególności działu księgowości. Bardzo ważna archiwizacja jest również, gdy mówimy o dokumentach księgowych, magazynowych, czy też BHP. Wiele osób zapomina jednak, że prosta archiwizacja akt jest możliwa także w naszym domu.
Niejednokrotnie zdarzają się bowiem sytuacje, w których szybko potrzebna jest nam na przykład nasza umowa o pracę, czy też polisa ubezpieczeniowa. Zamiast szukać tych dokumentów przez niezliczoną ilość czasu lepiej poświęcić go trochę wcześniej i zająć się archiwizacją akt w naszym domu.
Archiwizacja akt — jakie terminy obowiązują?
W kwestii tego, jak długo muszą być przechowywane dokumenty, archiwizacja akt potrafi być naprawdę problematyczna. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują bowiem nowe przepisy w tym zakresie. Ponadto różne typy dokumentów posiadają różny okres przechowywania. Najważniejsza informacja, jeśli chodzi o terminy w archiwizacji akt to fakt, iż okres przechowywania zaczynamy liczyć od 1 stycznia w roku następującym po wytworzeniu dokumentów.
Obecnie na przykład księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i inne dowody księgowe oraz sprawozdania muszą być przechowywane przez minimum pięć lat. Jeszcze dłużej trzeba przechowywać karty wynagrodzeń pracowników. W wypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 okres ten to 10 lat. Jeśli pracownika przyjęliśmy po 1 stycznia 2019 roku, to jego karty wynagrodzeń będzie trzeba trzymać nawet przez 50 lat.
