KSeF w urzędzie - co zmienia nowy system e‑Faktur dla kontrahentów miasta

W Gdańsku wprowadzono elektroniczny obieg faktur, który ma uporządkować rozliczenia i przyspieszyć przetwarzanie dokumentów. Dla dostawców i wykonawców oznacza to nowe pola do wypełnienia i automatyczne przesyłanie dokumentów, a dla osób prywatnych - udział dobrowolny. Wieczysty papier odchodzi w cień, ale warto sprawdzić, jak poprawnie wystawić fakturę, żeby płatność nie utknęła w systemie.

• Jak działa KSeF i co daje integracja z FAKTURA365
• Jak Urząd Miejski w Gdańsku oczekuje danych na fakturze

Jak działa KSeF i co daje integracja z FAKTURA365

Miasto korzysta z Krajowego Systemu e‑Faktur - KSeF, który standaryzuje format dokumentów i nadaje każdej fakturze unikatowy identyfikator w formie elektronicznej. Dzięki temu pliki są zapisywane w ujednoliconym formacie XML i łatwiej je przetwarzać automatycznie. Urząd wdrożył pośrednią aplikację - FAKTURA365 - która łączy wewnętrzny obieg dokumentów z KSeF.

W praktyce oznacza to:

• faktury sprzedażowe wystawiane przez urząd trafiają bezpośrednio do KSeF,
• faktury zakupowe od kontrahentów są pobierane do elektronicznego obiegu w urzędzie,
• dokumenty zyskują identyfikator i jednolity format ułatwiający kontrolę i archiwizację.

Urząd Miejski podkreśla, że osoby nieprowadzące działalności gospodarczej mogą korzystać z e‑faktur dobrowolnie - magistrat nie będzie wymuszał przesyłania faktur na rzecz osób fizycznych do KSeF.

Jak Urząd Miejski w Gdańsku oczekuje danych na fakturze

Urząd i Gmina przygotowały konkretne wytyczne dotyczące danych, które muszą znaleźć się na fakturze. Zignorowanie ich może spowodować opóźnienia wypłaty. Najważniejsze elementy do umieszczenia to:

• Nabywca - wpisujemy zawsze:

  • Nazwa: Gmina Miasta Gdańska
  • NIP: 583-001-19-69
  • Adres: ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk

• Odbiorca - w zależności od jednostki, dla której realizowana jest usługa/dostawa:

  • Jeżeli faktura dotyczy bezpośrednio Urzędu Miejskiego w Gdańsku, w polu ODBIORCA podajemy np.:
    • Nazwa: Urząd Miejski w Gdańsku – z dopisaniem właściwego wydziału/biura (np. Urząd Miejski w Gdańsku - Wydział Infrastruktury)
    • NIP: 583-346-67-42
    • Adres: ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk
  • Jeżeli faktura dotyczy innej jednostki budżetowej - wpisujemy pełną nazwę tej jednostki, jej NIP i adres zgodny z danymi używanymi do celów podatku dochodowego.

Dodatkowy wymóg:

• w polu „Warunki transakcji” lub w opisie faktury należy bezwzględnie podać numer umowy, na podstawie której realizowana jest usługa lub dostawa.

Praktyczne wskazówki dla firm i wystawców

• Sprawdzać zgodność NIP i nazwy odbiorcy z danymi, które używa jednostka w rozliczeniach podatkowych.
• Umieszczać numer umowy w wyznaczonym polu - brak tej informacji często blokuje akceptację faktury.
• Przygotować faktury w formacie umożliwiającym wygenerowanie XML do KSeF lub skorzystać z integracji przez FAKTURA365.
• Zachować kopię dokumentów i potwierdzeń przesłania do systemu - identyfikator KSeF będzie dowodem wystawienia e‑faktury.

Urząd Miejski w Gdańsku informuje o tych zasadach w komunikatach skierowanych do kontrahentów - warto z nich korzystać przy każdym rozliczeniu, by uniknąć formalnych zwrotów dokumentów i opóźnień w płatnościach.

na podstawie: Urząd Miejski w Gdańsku.